Newsoft xây dựng các trợ lý AI có khả năng tiếp nhận sự kiện, hiểu quy trình, làm việc xuyên hệ thống và chủ động chuyển việc cho đúng người khi cần phê duyệt hoặc xử lý ngoại lệ.
Automation truyền thống làm tốt một chuỗi bước cố định. Workflow Agent phù hợp với công việc cần đọc hiểu dữ liệu, lựa chọn hành động và xử lý ngoại lệ trong bối cảnh thay đổi.
Agent có thể theo dõi email hoặc sự kiện từ hệ thống, trích xuất thông tin, tra cứu quy định, đối chiếu dữ liệu, gọi API, tạo tác vụ và gửi yêu cầu phê duyệt. Mỗi hành động được giới hạn bởi quyền, chính sách và ngưỡng rủi ro đã thống nhất.
Những quyết định nhạy cảm như thanh toán, tuyển dụng, ký hợp đồng hoặc thay đổi dữ liệu quan trọng luôn có thể yêu cầu con người xem xét trước khi thực thi.
Nhận email, tài liệu, biểu mẫu, lịch hẹn hoặc sự kiện từ ERP, CRM và hệ thống nội bộ.
Trích xuất dữ liệu, xác định ý định, kiểm tra quy tắc và chọn công cụ phù hợp cho từng bước.
Gọi API, cập nhật hồ sơ, tạo tài liệu, gửi email hoặc phối hợp nhiều agent chuyên trách.
Tạm dừng tại các điểm kiểm soát và cung cấp đủ ngữ cảnh để con người quyết định nhanh.
Ghi lại lịch sử, trạng thái, đầu ra và người phê duyệt để có thể kiểm tra toàn bộ quy trình.
Agent đọc hóa đơn từ email hoặc thư mục dùng chung, trích xuất thông tin, đối soát với đơn hàng trong CRM/ERP, phát hiện chênh lệch và chuyển yêu cầu phê duyệt.
Agent đọc CV theo tiêu chí đã duyệt, hỗ trợ phân nhóm ứng viên, gửi thư mời, tạo lịch Google Meet hoặc Outlook và chuẩn bị đánh giá sơ bộ cho nhà tuyển dụng.
Thu thập nhu cầu, kiểm tra ngân sách, gửi yêu cầu báo giá, chuẩn hóa thông tin nhà cung cấp và lập bảng so sánh trước khi trình duyệt.
Tóm tắt email và cuộc họp, cập nhật CRM, phát hiện cơ hội thiếu hành động tiếp theo, tạo báo giá nháp và nhắc người phụ trách.
Trích xuất điều khoản, so sánh với mẫu chuẩn, đánh dấu điểm sai lệch, định tuyến đến pháp chế và theo dõi các mốc gia hạn.
Phối hợp tạo tài khoản, cấp thiết bị, gửi tài liệu, lên lịch đào tạo và thu hồi quyền truy cập khi nhân sự rời công ty.
Phân loại ticket, tìm thông tin khách hàng, đề xuất phương án, tạo tác vụ cho bộ phận liên quan và chủ động cập nhật trạng thái.
Tiếp nhận yêu cầu, tra cứu runbook, thu thập log, thực hiện thao tác an toàn được cho phép và chuyển chuyên gia khi vượt ngưỡng.
Đối chiếu đơn, tồn kho và trạng thái vận chuyển; phát hiện giao chậm hoặc thiếu hàng và điều phối thông báo cho các bên.
Thu thập dữ liệu từ nhiều hệ thống, kiểm tra thiếu lệch, tạo bản tóm tắt và gửi đúng người theo lịch hoặc khi có biến động.
Điều phối tác vụ nhiều bước, quản lý trạng thái và phối hợp các agent chuyên môn trong cùng một quy trình.
Kết nối email, lịch, tài liệu, CRM, ERP, HRM và dịch vụ doanh nghiệp thông qua API hoặc integration adapter.
Đọc PDF, hình ảnh, biểu mẫu và email; trích xuất dữ liệu có cấu trúc để sử dụng trong quy trình.
Áp dụng hạn mức, quy tắc nghiệp vụ, quyền truy cập và điểm dừng phê duyệt trước mỗi hành động quan trọng.
Hiển thị đầu vào, đề xuất, lý do và thay đổi dự kiến để người có thẩm quyền duyệt, từ chối hoặc chỉnh sửa.
Theo dõi hiệu suất, chi phí, lỗi, hành động, phiên bản prompt và lịch sử phê duyệt để kiểm tra khi cần.
Agent chỉ đọc, tổng hợp và đề xuất. Con người thực hiện mọi hành động.
Agent chuẩn bị toàn bộ tác vụ nhưng phải được duyệt trước khi gửi hoặc cập nhật hệ thống.
Agent được tự thực hiện các tác vụ rủi ro thấp, đúng hạn mức và chuyển ngoại lệ cho con người.
Agent vận hành quy trình đã trưởng thành với monitoring, audit và cơ chế dừng khẩn cấp.
Chọn quy trình phù hợp dựa trên tần suất, thời gian xử lý, mức lặp lại, chất lượng dữ liệu và rủi ro.
Triển khai một luồng có phạm vi hẹp, tích hợp hệ thống cần thiết và đo độ chính xác cùng tỷ lệ ngoại lệ.
Mở rộng người dùng và quyền hành động theo từng mức kiểm soát sau khi đạt tiêu chí nghiệp vụ.
Vận hành, theo dõi, tối ưu chi phí và nhân rộng sang quy trình khác trên cùng nền tảng quản trị.
Newsoft cung cấp nền tảng và năng lực triển khai; khách hàng sở hữu quy trình, dữ liệu, chính sách và thẩm quyền phê duyệt.
Thống nhất KPI như thời gian xử lý, tỷ lệ tự động hoàn thành, số ngoại lệ, độ chính xác, chi phí mỗi giao dịch và mức hài lòng của người dùng.